了解供应商管理系统的核心发票功能

本文首发于2022年10月。

对外部工人的依赖逐年增加。据估计，有多达今天80%的公司利用临时工人和70%的高管计划关于大流行后雇用更多临时工作者。

随着外部员工使用的增加，正确管理与这些员工相关的发票和支出的重要性也在增加。在这些方面的错误可能会付出代价——在时间、金钱和声誉方面。作为回应，供应商管理系统(VMS)提供商需要超越传统实践，推动重大创新，例如个人非周期发票和定制发票构建器，以帮助组织保持正轨。

历史发票流程

通常，当企业在没有VMS的情况下运作时，每个供应商都必须在月底向账户提交发票，列出承包商、工作时间和相关的账单费率。该发票交给应付帐款小组，该小组必须有人手动核对所有发票。这包括确认生产线项目和交叉检查批准的时间表。结果可能是一个手动的、繁琐的过程，特别是当涉及许多供应商时。

通常情况下，供应商的发票是准确的，对你的财务部门来说，核对可能是一种浪费。然而，如果团队成员开始假设这些文档是正确的，那么交叉检查所有行项目的努力就会开始减少。当这种情况开始发生时，不准确的信息就会传递出去，从而为您的整体计划支出带来隐藏的费用。

传统的VMS发票支持

为了确保发票和支出管理的准确性和效率，许多组织转向供应商管理系统。大多数传统的VMS解决方案都是根据批准的时间和费率来合并和自动生成发票的。这意味着，当时间表被提交并批准时(直接通过您的VMS或通过另一个计时解决方案)，以相关费率计算的时间将自动成为系统中的发票行项目。然后将信息发送到应付账款系统进行支付，从而创建更简化的流程。

通过这些能力，财务控制得到加强，原因是:

取消手动发票对账只有经过批准的交易——无论是项目费用、时间表还是固定价格付款——才会被转换成发票项目。这意味着所有的支出都必须在收费前得到预先批准。由于发票是基于已批准的工作，会计团队不必逐行检查每张发票，在保持准确性的同时减少了人工工作量。

增加可见性:所有相关的利益相关者都可以看到构成总金额的相同输入。他们应该能够看到与计算每个工人相同的账单率，从而消除与准确性有关的问题。

虽然传统的VMS解决方案解决了这些领域的发票挑战，但差距仍然存在，特别是在涉及到与全球扩张相关的需求时。然而，为了提供先进的发票支持并帮助组织成长，市场上的新技术已经将事情推进了一步。

VMS应具备的创新发票能力

VMS应该提供上面概述的所有预期的发票功能，同时继续在核心上进行创新。该行业的一些最新进展包括:

项目级别和单独的非周期发票你可能会发现自己处于这样一种情况:你对一两行项目有疑问，在你进一步调查之前不想发送付款。对于遗留解决方案，如果您需要搁置这些行项目，则必须搁置所有行项目，从而减慢整个流程。这可能导致延迟付款，并对供应商和承包商的关系产生负面影响。

一些VMS解决方案已经找到了简化审批流程的方法，以最大限度地减少付款延迟，并为所有相关利益相关者提供更好的体验。例如,我们的VMS解决方案允许您保留想要进一步查看的项目，同时继续进行其余的过程。

自定义发票模板生成器:自定义发票生成器是VMS中罕见但令人难以置信的创新功能。各国的发票规定各不相同，这使得很难解释所有要求。使用自定义发票构建器，您将获得使用所需的特定国家/地区信息(使用适当的货币)构建发票模板的灵活性，并且可以将这些模板推送给供应商。

随着您的员工队伍不断跨越国界，确保您遵守各国不同的当地发票法规非常重要。如果您的解决方案具备这样的能力，您的供应商的本地专业知识可以在这里得到利用。

供应商生成和供应商提交的发票在支出规模较小的全球市场中，您可能不希望推出成熟的应急模块和托管服务提供商(MSP)计划。对于这些市场来说，正确处理合规方面的问题是一项重大挑战。虽然您可能不是当地法规遵从性方面的专家，但该市场上的当地供应商是。我们的VMS解决方案允许您将本地供应商带入发票构建阶段，而不是让他们为这些小额消费的全球市场提交纸质发票。通过正确连接涉众，我们为供应商提供了对定制发票生成器的访问。这将法规遵循、税收和发票创建的负担转移到这些本地供应商身上，帮助企业保持法规遵循，同时节省内部团队的时间。

所有地点的全数字发票根据国内消费水平的不同，传统的VMS通常不会在所有地区为您提供完整的数字发票。这可能会造成这样一种情况:您需要尝试平衡历史发票流程和VMS使用。看到数字发票必要性的VMS供应商已经通过在全球范围内提供员工跟踪功能和完全数字化发票来解决这一挑战，无论支出如何。这允许您采用发票实践的全球标准，这是简化流程的关键。

当涉及到管理扩展的劳动力时，发票是一个成功计划的支柱。因此，您不希望依赖于不再为您的团队工作的过时流程。发票功能的最新进展将发票实践提升到了一个新的水平，这要感谢VMS提供商，他们不怕创造更好的方法。