大都会博物馆自动化操作和采购以支持其收藏。

每一天，大都会艺术博物馆(the Met)都为来自世界各地的游客带来了艺术。通过精心策划的藏品、教育和实习项目以及在线旅游，大都会博物馆能满足每个人的需求。但是，为这种行动采购和管理货物和服务的范围和后勤是复杂和昂贵的。作为一个非营利组织，博物馆的技术投资通常用于奖学金，而不是运营。

四年前，大都会歌剧院发现自己负债累累，经营亏损不断增加，管理团队决心在2020财年之前平衡预算。博物馆拥有Workday财务管理和Workday采购，但最初的部署并没有把采购作为优先事项，随着组织的发展，它的结构也没有充分利用它的好处。结果，流程是孤立的和低效的，这阻碍了对间接支出、申请批准和供应商投资回报(ROI)的洞察。

大规模的重新部署。

随着采购团队集思广益，制定出员工愿意接受的解决方案策略，他们预计变化将是一个挑战。在对工作流程和痛点进行广泛分析后，大都会博物馆意识到，通过重新部署工作日支出管理，可以降低成本，增加对支出和供应商的控制，并提高采购效率。员工已经使用了该工具，因此他们应该熟悉基础知识，只需要了解跨部门自动化和管理从来源到支付流程的变化。此外，工作日支出管理易于配置，因此大都会博物馆可以迅速解决其采购和财务挑战。

• 自动化从采购到付款的财务和采购流程

• 提供全面和可定制的见解和控制

• 为员工提供一个简单易学的解决方案和熟悉的体验

采购的艺术。

博物馆收藏了200万件文物，管理采购是一项艰巨的任务。大都会重新部署的一个关键部分是重组工作流程，以采购为中心。这种转变要求对员工进行采购教育，了解采购的重要性，以及Workday如何帮助他们提高效率和效率。大都会博物馆的首席采购官蒂芙尼·森(Tiffany Sen)说:“我们从倾听之旅开始，改变了我们的方法，然后推出了新的使命宣言和采购政策。”

他们安排了虚拟咖啡、电话会议和一对一会议，以帮助员工习惯使用这些功能，并了解新流程的价值。

Workday解决方案之间的无缝集成也使得与任何部门创建自动化工作流变得更容易，因为it人员可以分配采购角色，并定义谁可以访问这些工作流并批准申请。这不仅最大限度地降低了风险，而且还为大都会博物馆的工作人员提供了更大的自主权和自助服务能力，以管理购买请求和批准。现在更容易创建定制报告和仪表板，员工可以实时访问和洞察采购流程和操作。

“在重新设计从采购到支付的流程时，我们以非常开放的心态开始，专注于角色、审批、安全和报告，”sen解释说，“Workday是我们采购转型成功不可或缺的一部分，因为我们第一次可以实施控制，将风险降至最低，并将采购置于所有采购和支付活动的核心位置。”

制定新的预算和储蓄目标。

这种重新部署正在取得成效。通过标准化和加速其从源头到付款的流程，大都会歌剧院超出了其成本节约和预算目标。该博物馆在20财年有近160个项目，所有类别都节省了资金。森说:“在我们重新部署了工作日支出管理后的第一年，我们节省了目标的220%，项目的投资回报率为15%。”我们还将采购流程从29个步骤减少到5个步骤，并将申请审批从12天减少到2天。

大都会现在使用数字仪表板、报告和工作流程管理80%的支出。这包括为展示、特别活动、教育、研究和保护工作而订购的商品和服务。“我们的应付账款团队可以专注于增值任务，如现金管理、发票老化、供应商主记录和多样性认证，”森说。

在去年春天博物馆关闭期间，大都会博物馆不得不转向远程工作时，基于云的自动化流程有助于保持稳定。节约成本对于应对当前环境也是至关重要的。

采购转变为增长动力。

“使用Workday突出并暴露了我们系统中数据的优势，以及我们需要加强的地方，”森说，“Workday应用程序帮助我们更聪明地工作，而不是更辛苦地工作。”它还将采购团队的角色从战术操作员转变为战略领导者。为了保持对Workday的培训和最新信息，大都会博物馆加入了用户团体和设计合作伙伴计划，并定期在Workday社区与Workday员工和客户建立联系。

最近，大都会的采购团队领导了一个跨组织项目，为广告、餐厅服务、零售物流、员工制服和特别展览寻找新的合作伙伴。博物馆还启动并完成了几个基本建设项目，并加强了安全措施，以保护其员工和藏品。

“自从我们通过Workday改变了我们的流程以来，博物馆的领导者们现在明白，我们的贡献不仅仅是降低成本，还包括创造价值，”森说，“我们还帮助所有同事降低风险、提高流程效率、供应商管理、可持续性和一致的战略，这样我们就可以继续通过我们的画廊、展览和活动，通过揭示新的想法和意想不到的联系，让艺术焕发活力。”

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